Comment réserver un forfait tout inclus avec SIREV

Réserver un forfait tout inclus avec SIREV demande plus que de trouver le prix le plus bas. Voici une procédure linéaire pour un conseiller en voyages : recueillir le besoin, comparer des offres, faire approuver la bonne proposition, réserver et assurer le suivi. Ce guide présume que vous avez déjà accès à SIREV. Pour ouvrir un compte ou comprendre la plateforme, consultez le guide général sur comment utiliser SIREV.

Réponse rapide : le parcours complet

Qualifiez d'abord le groupe et ses priorités, lancez une recherche « Formule tout inclus » dans Forfaits+, contrôlez chaque composante, comparez les fournisseurs, puis envoyez un TripBook ou une proposition. Après l'accord clair du client, effectuez la réservation dans SIREV, expliquez les paiements variables du fournisseur, offrez l'assurance et planifiez le suivi jusqu'au départ.

1. Qualifier le client avant d'ouvrir les résultats

Une recherche fiable commence par une fiche client complète. Notez :

• les dates souhaitées et la flexibilité possible;
• la destination, la ville de départ et les préférences de vol;
• le budget réel, en précisant s'il s'agit du total ou du prix par personne;
• le nombre de chambres et l'occupation de chacune;
• le nombre de voyageurs et l'âge de chaque enfant, dans la bonne chambre;
• les priorités : plage, adultes seulement, activités, accessibilité ou type de chambre.

Faites répéter les éléments non négociables. Une date, une occupation ou un âge mal saisi peut produire un prix qui ne correspond pas à la famille réelle.

2. Rechercher et comparer dans Forfaits+

Dans SIREV, ouvrez Forfaits+ et saisissez les dates, la destination, la durée et l'occupation qualifiées. Utilisez le critère « Formule tout inclus » lorsque le client le demande, puis ajoutez seulement les filtres réellement prioritaires. Le filtre réduit les résultats, mais ne remplace pas la lecture des conditions du fournisseur.

Conservez plusieurs résultats comparables plutôt que de vous arrêter au premier prix. Pour comprendre les différences entre outils de voyage, voyez aussi SIREV, Sabre Vacations et Galileo Vacations.

3. Valider le vol, la chambre et les inclusions

Avant de présenter un prix, contrôlez la fiche du produit, notamment :

• les vols, les dates, les escales, les bagages et les horaires;
• l'hôtel, la catégorie de chambre, la vue et l'occupation autorisée;
• ce que « tout inclus » couvre réellement : repas, boissons, transferts et activités;
• les exclusions, suppléments, restrictions et conditions de disponibilité;
• le prix correspondant exactement au nombre de voyageurs et de chambres.

Un filtre ou une préférence n'est pas une garantie : confirmez les détails dans l'information du fournisseur et au moment de réserver.

4. Comparer plusieurs fournisseurs ou grossistes

Lorsque des offres équivalentes existent, comparez plusieurs fournisseurs ou grossistes pour le même hôtel, les mêmes dates et une occupation identique. Évaluez le vol, la chambre, les inclusions, les conditions, le prix commissionnable et le soutien disponible — pas seulement le total affiché. Documentez pourquoi l'option retenue répond mieux aux priorités du client.

5. Envoyer un TripBook ou une proposition personnalisée

À partir du produit, préparez une présentation personnalisée dans SIREV. Le sommaire peut reprendre le séjour, l'itinéraire aérien, le prix et les renseignements du fournisseur. Avant l'envoi, vérifiez le nom et les coordonnées de l'agence, la date, l'occupation, les exclusions et le caractère reconfirmable du prix. Présentez idéalement deux à quatre options expliquées plutôt qu'une longue liste.

6. Obtenir une validation explicite

Demandez au client de confirmer par écrit le forfait choisi, les dates, les noms et âges, les chambres, les vols, le prix et les conditions. Une réaction vague au TripBook n'est pas une autorisation de réserver. Conservez cette validation dans le dossier selon les procédures de votre agence.

7. Effectuer la réservation dans SIREV

1. Rouvrez le produit approuvé et contrôlez encore la disponibilité et le prix.
2. Saisissez les noms exactement comme dans les documents de voyage et relisez chaque voyageur.
3. Ajoutez les coordonnées et les demandes pertinentes, puis lisez les conditions avant de confirmer.
4. Soumettez la réservation dans SIREV et conservez le numéro de confirmation.

Si le prix ou la disponibilité change, arrêtez le processus et obtenez l'accord du client sur la nouvelle proposition avant toute confirmation.

8. Expliquer le dépôt, les paiements et l'assurance

Le montant du dépôt, l'échéancier de paiement et les dates limites d'annulation varient selon le fournisseur ou le grossiste. Ne promettez donc ni pourcentage de dépôt ni délai universel : relevez les conditions propres à cette réservation, expliquez-les au client et notez les prochaines échéances.

Offrez aussi de discuter de l'assurance voyage. Expliquez les types de protection pertinents et les limites à vérifier, sans inventer de produit, de prix ou de couverture.

9. Faire le suivi après la réservation

• Envoyez la confirmation et les documents disponibles au client.
• Inscrivez les paiements à venir et les dates de rappel.
• Faites une checklist pré-départ : passeports, exigences d'entrée, bagages, transferts et coordonnées.
• Revérifiez les changements communiqués par le fournisseur avant le départ.
• Restez disponible pour les modifications et expliquez leurs conditions avant de les demander.

Questions fréquentes